digitalisiertes Anmeldesystem für Aus- und Weiterbildungen und Dienstausbildung
Von "// Digitales Linz"
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Aktuell besteht ein sehr langer Anmeldeprozess in Papierform mit vielen beteiligten Personen. Das Anmeldeformular wird vom/n MitarbeiterIn über die Abteilungsleitung und Direktion in Papierform an das PZS geschickt. Durch die langen Wege(auch durch örtlich getrennte Geschäftsbereiche wie z.B. SGS, Volkshäuser, Stadtteilzentren,...) langen Anmeldungen sehr spät im PZS ein. Zur Überbrückung entstand ein telefonisches Reservierungssystem welches koordiniert, kontrolliert und mit den Papieranmeldungen abgeglichen werden muss.
Speziell bei der vom Dienstgeber vorgeschriebenen modularen Dienstausbildung führt dies zu ausreservierten Veranstaltungen bereits kurz nach der Veröffentlichung des neuen Bildungsprogrammes. Diese Reservierungen müssen aufwändig per Hand mit den späteren Papieranmeldungen abgeglichen und eventuelle Wartelisten abgearbeitet werden. Als betroffene Dienstausbildungsabsolvierende warte ich somit auf manche Veranstaltungen sehr lange oder bekomme "mit Glück" kurzfristig doch einen Platz oder muss bereits mehrere Monate vor dem neuen Bildungsprogramm mein Interesse melden. Insbesondere problematisch da der Absolvierungszeitraum der Dienstausbildung zeitlich begrenzt ist.
Vorgeschlagen wird daher ein digitales Anmeldesystem - ähnlich den Universitäten - über das Intranet oder ESS/Zeitwirtschaft. Eine Reduzierung der GenehmigerInnen könnte überlegt werden, die Genehmigungsunterschrift sollte jedoch ebenfalls digitalisiert werden. Insbesondere bietet sich hierzu das ESS an, da hier bereits alle Hierarchien und Zuordnungen hinterlegt sind. Diese Möglichkeit kann auch durch eine externe Anmeldung bzw. im Homeoffice genutzt werden.
Der Verwaltungsaufwand würde sich wesentlich verringern und es wäre schnell klar, welche Veranstaltungen tatsächlich voll besetzt wurden und daher eine weitere nötig wird. Weiters werden sowohl Zeit als auch Papier, Transportwege, Terminvereinbarungen mit GenehmigerInnen und Wartezeiten eingespart. Eine effizientere Organisation(z.B. Veranstaltungsplanung, schnellere und transparente Informationswege, Vereinbarkeit Ausbildung und Familie,...) ist somit für das PZS und den/die Mitarbeiter/In mit weniger Stress und Aufwand verbunden.