Ablaufvereinfachung betr. Pflegefreistellung, Sonderbetreuung COVID19 usw.

Der Verbesserungsvorschlag betrifft die nötigen Freistellungen bei Pflegeurlaub von Kindern, Sonderbetreuungszeiten durch COVID19 oder für nahe Angehörige, usw. Bei all diesen Abwesenheitsgründen ist ein Formular des Dienstgebers auszufüllen, in Papier auszudrucken, zu unterzeichnen und eine Bestätigung(z.B. des Arztes,....) anzuheften. Die Papieransuchen müssen handschriftlich von der Abteilungsleitung sowie Direktion genehmigt und an das PZS geschickt werden.

Dabei entstehen Papierausdrucke und Kopien, persönliche Vorsprachen bei den AbteilungsleiterInnen, lange Postwege - teilweise über mehrere Kilometer und längere Wartezeiten bis zur Entscheidungsrückmeldung. Am Ende werden die entstandenen Originale archiviert und benötigen Platz.

Zusätzlich ist diese Unternehmensinterne Weitergabe an Homeoffice-Tagen nicht möglich(Papierform nötig)!

Vorgeschlagen wird eine Einbindung in ein bestehendes EDV-Programm wie z.B. dem ESS. In der Zeitwirtschaft sind bereits alle Geschäftsbereichszuordnungen und GenehmigerInnen hinterlegt( siehe Urlaubsbuchung). Die Nachweise könnten mittels Foto oder Scan einfach zum digitalen Ansuchen angehängt werden(ähnlich einer Email).

Abgesehen von Zeitersparnis bei der Erstellung, Papierreduzierung, keine Wartezeiten auf Vorgesetztentermine, klarer Nachvollziehbarkeit in der EDV(wo ist mein Anlegen gerade?), Verringerung der internen Postwege und Transportmenge sowie des Archivplatzes ermöglicht dies auch eine Abarbeitung im Homeoffice.

Anmerkung: Originalrechnungen werden bereits vom FIWI digital bearbeitet - somit sollte auch hier kein Problem mit Datenschutz oder "Aufbewahrung von Original-Papier" vorliegen.